Dalam hal keperluan rapat, pimpinan menghendaki bebas memikirkannya, dan mengharapkan agar sekretaris dapat mengurusnya termasuk mengawasi perlengkapan sampai kepada menentukan macam jamuan makan.
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok, dan juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.
Pada dasarnya terdapat dua macam rapat, yaitu :
Rapat formal
Rapat formal adalah pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan). Pada umumnya pemberitahuan disertai dengan agenda rapat.
Rapat informal
Rapat informal adalah pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat panggilan/pemberitahuan secara langsung. Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara mendadak.
Dalam menyelenggarakan rapat hendaknya berdasarkan prinsip dasar dengan cara menjawab enam pertanyaan pokok (5 W dan 1 H) yaitu sebagai berikut :
Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan
Hal itu untuk menentukan pentingnya rapat.
What : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
Hal ini perlu untuk menyiapkan agenda rapat.
Who : Siapa yang akan diundang
Peserta yang diundang hendaknya sesuai dengan masalah yang akan dibicarakan.
Where : Dimana sebaiknya rapat diselenggarakan.
When : Kapan sebaiknya rapat diselenggarakan
Ini menyangkut hari dan waktu yang dianggap paling sesuai bagi seluruh calon peserta rapat.
How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan :
Apakah rapat akan diselenggarakan :
Secara berkala atau cukup satu kali
Tertutup atau terbuka
Bahan rapat akan dibagi terlebih dahulu atau tidak
Memerlukan OHP, atau lainnya.
Rapat perlu diselenggarakan, antara lain karena :
Untuk memecahkan masalah.
Untuk menyampaikan informasi.
Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.
Agenda rapat hendaknya ditandatangani sekretaris, setelah mengadakan konsultasi dengan pimpinan rapat.
Agenda rapat pada umumnya berisi :
Keterangan mengenai peserta yang tidak hadir
kesimpulan/isi dari rapat yang terakhir
masalah yang timbul yang biasanya menjadi bahan perdebatan
AOB (Any Other Business) atau kegiatan/masalah lainnya.
Contoh agenda rapat biasanya berisi :
Pernyataan maaf dari peserta rapat yang tidak hadir
Kesimpulan/isi dari rapat terakhir
Hal-hal yang akan dibicarakan
Laporan dari sekretaris
Laporan dari bendahara
Laporan dari komite khusus
Lain-lain
Tanggal, waktu dan tempat untuk rapat selanjutnya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan rapat antara lain adalah :
Beberapa hari sebelum rapat atau setelah menerima berita, buatlah undangan, lengkap dengan rencana acara, kemudian mendistribusikannya kepada yang berkepentingan.
Menyiapkan ruang rapat dengan kelengkapan sesuai kebutuhan. Dalam pengaturan ruang rapat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu :
Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi hanya memafaatkan cahaya sinar matahari (cahaya alam) maka pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar.
Ventilasi udara
Perlu diupayakan agar ruangan tidak terlalu panas, yang dapat mengakibatkan peserta rapat mudah lelah. Usahakan udara dapat banyak masuk, kecuali ruangan yang menggunakan AC.
Mengatur tempat duduk
Pada prinsipnya, pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat.
Tempat meletakkan jamuan makan sesuaikan dengan kebutuhan.
Alat perlengkapan rapat yang harus disediakan di antaranya adalah :
Whiteboard dan spidol
Papan pengumuman
Map
Alat tulis kantor
Buku catatan
OHP
Komputer atau laptop
Dan lain-lain.
Konsumsi.
Seorang sekretaris saat memesan konsumsi hendaknya sesuai dengan jumlah peserta rapat.
Mengumpulkan bahan-bahan yang diperlukan dan menyediakan serta melayani keperluan peserta rapat.
Menyusun nama peserta rapat yang hadir pada rapat dan membuat daftar hadir peserta rapat.
Bertindak selaku notulis (membuat notulen) dan membantu menyusun keputusan rapat serta menyampaikannya kepada peserta rapat, bila dikehendaki oleh pimpinan.
Memperhatikan kemungkinan ada barang milik peserta yang tertinggal untuk segera dikembalikan.
Membuat Notulen/Risalah Rapat
Notulen atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang sesuatu pembicaraan dalam rapat yang perlu dicatat hanya bagian yang penting saja.
Pada dasarnya susunan notulen terdiri dari :
Judul/topik
Waktu dan tempat (mulai dan berakhir)
Pemimpin (ketua dan sekretaris)
Jumlah yang diundang
hadir :
tidak hadir :
(Nama, sebutkan dalam daftar hadir dan dilampirkan)
Acara rapat
(sebut secara berurutan)
Jalannya rapat (acara pertama sampai dengan penutup)
Tempat, tanggal, bulan dan tahun
Pembuat notulen (sekretaris)
Pengesahan notolen oleh ketua.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat notulen :
Setiap apa yang dibicarakan hendaknya disebut pembicaranya.
Contoh : Saudara Mita mengemukakan, bahwa ........
Ketua menyetujui usul tersebut dan ............
Bila rapat diselenggarakan secara berkala, maka notulen hendaknya diberi nomor (I, II, dan seterusnya).
Setelah selesai rapat, bila perlu notulen disempurnakan dan disahkan (ditandatangani oleh ketua rapat) untuk kemudian dibagikan kepada peserta rapat agar diketahui dan dijadikan sebagai bahan pemikiran selanjutnya.
Agar seluruh keputusan yang telah disepakati dalam rapat dapat dijadikan pegangan bersama, maka notulen perlu dijadikan bukti/pedoman.
Keputusan yang telah disepakati hendaknya disepakati dicatat secara teliti.
Waktu dimulai dan ditutupnya rapat hendaknya dicantumkan.
Sumber : Merdi, Sedarmayanti, Tugas dan Pengembangan Sekretaris, Bandung, Mandar Maju, 1997.
