Fungsi dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai fungsi singkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri.

Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan fungsi Strategis, fungsi teknis dan fungsi pendukung. Fungsi strategis yaitu fungsi yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

Dengan demikian, semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.Fungsi pendukung yaitu fungsi yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing). Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berfungsi lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Tantangan Sekretaris di Era Global

Sekretaris adalah orang – orang yang sangat dekat dengan para pengambil keputusan. Tuntutan usaha yang berkembang pesat dengan kemajuan teknologi, mendesak agar para sekretaris memiliki kompetensi, pemahaman dan kemampuan serta pengertian akan pergeseran peran dalam manajemen.

Keberadaan dan kontribusi sekretaris meluas dan tidak hanya berorientasi pada kepentingan atasannya saja tetapi juga pada penyelarasan sistem dan metode kerja dengan rekan – rekan sekerja, serta pemantapan iklim lingkungan kantor dan efektivitas organisasi.

Manfaat mengikuti pelatihan ini antara lain :

Mengolah waktu dengan efisien dan efektif dalam menghadapi ledakan – ledakan informasi.

Meningkatkan kemampuan diri untuk berperan positif.

Menjaga penampilan, penyampaian, dan pengetahuan selalu prima.

Memahami pergeseran fungsi, peran, dan tanggung jawab.

Menyiasati tuntutan kompetensi diri dan menjaga kinerja selalu profesianal.