LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT WEB DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE FRONTPAGE

MICROSOFT OFFICE FRONTPAGE

Microsoft Office FrontPage merupakan sebuah program aplikasi editor HTML yang berbasis WYSIWYG dan juga bertindak sebagai alat bantu administrasi situs web yang dikembangkan oleh Microsoft untuk jajaran sistem operasi Windows. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office dari tahun 1997 hingga 2003.

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT WEB DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE FRONTPAGE

1. Membuka Web

Agar kita lebih mudah mengatur file-file kita di Frontpage, terlebih dahulu kita membuat satu folder khusus. Frontpage akan menambahkan beberapa informasi yang diperlukan pada folder ini. Pada folder inilah semua file yang kita buat ditempatkan.

Untuk mulai menggunakan Frontpage yang pertama harus kita lakukan adalah memberitahukan Frontpage untuk membuka folder ini, berikut cara melakukannya: klik pada menu File > Open Web, arahkanlah ke folder yang telah kita buat sebelumnya, klik tombol OK.

2. Membuat File Baru

Untuk membuat file baru sama seperti pada saat kita akan membuat file pada MS Word, klik pada menu File > New > Page or Web, dan Frontpage akan menampilkan kotak pilihan di sebelah kanan, pilih Blank Page atau kita bisa menggunakan cara yang lebih cepat yaitu dengan mengklik tombol New pada toolbar. Frontpage akan menampilkan layar kosong dan kita bisa mulai mengetik atau membuat artikel.

3. Membuat Hyperlink

Untuk membuat hyperlink menggunakan Frontpage, caranya adalah :

• Dengan menggunakan kursor, hitamkan pada teks yang ingin dibuat hyperlinknya, lalu klik kanan pada mouse;

• pilih hyperlink;

• Fronpage akan menampilkan kotak dialog;

• isikan kata atau kalimat yang akan dijadikan hyperlink pada kotak Text to Display, kata-kata yang akan dijadikan hyperlink ini bisa bebas semau kita, jadi tidak perlu memakai http://www;

• lalu isikan alamat URL dari blog atau website yang akan dihyperlink bila itu dari web lain, atau alamat URL dari artikel sebelumnya bila ingin menghubungankannya dengan artikel yang pernah kita buat sebelumnya. Klik tombol OK.

4. Menyisipkan Gambar

Untuk menyisipkan gambar di artikel bisa dilakukan dengan cara yaitu :

• klik menu Insert > Picture > From File atau klik tombol Insert Picture From File pada toolbar;

• Frontpage menampilkan kotak Picture untuk memilih gambar yang akan kita disisipkan, klik tombol OK jika sudah memilih. Dengan cara ini kita bisa memperkirakan seperti apa tampilan artikel kita nantinya jika sudah di publish di blog.

Pada saat menyimpan (SAVE) halaman ini, langkah-langkah yang dilakukan seperti berikut:

• Klik pada Change Folder, lalu klik pada folder images, kemudian klik OK.

• Kemudian klik OK lagi pada kotak yang ada.

5. Layout Gambar

Kita juga bisa mengedit atau merubah penempatan dari gambar yang disisipkan pada artikel, berikut cara untuk melakukannya:

• klik pada gambar yang akan dirubah layoutnya;

• klik kanan pada mouse;

• pada Pop Up menu pilih Picture Properties;

• Frontpage menampilkan kotak dialog Picture Properties, ubahlah layout sesuai dengan yang dikehendaki, klik tombol OK jika sudah selesai.

7. Membuat Tabel

Untuk membuat tabel menggunakan Frontpage sama seperti jika kita akan membuat tabel menggunakan MS Word, berikut cara melakukannya:

• klik menu Table > Insert > Table;

• Fronpage menampilkan kotak dialog Inser Table;

• aturlah jumlah baris (Rows), jumlah kolom (Columns) yang diinginkan, sedangkan pilihan Specify width untuk mengatur lebar tabel. Jika tidak ditentukan maka tabel akan ditempatkan selebar layar. Pilihan Border size untuk mengatur tebal border atau garis pembatas. Pilihan Style untuk memilih dan menggunakan dari Style yang sudah disediakan.

8. Membuat List

Untuk membuat list atau daftar, baik yang berupa nomor (numbering) atau Bullets adalah sebagai berikut :

• klik pada menu Format > Bullets and Numbering, Frontpage menampilkan kotak dialog Bullets and Numbering;

• pilihlah jenis Bullets atau numbering yang diinginkan, klik tombol OK.

9. Memilih 9. Memilih Huruf

Kita bisa juga bisa mengatur jenis, ukuran, warna, style dan effect dari huruf yang akan digunakan. Untuk melakukannya cukup dengan mengklik pada menu Format > Font, dan Frontpage akan menampilkan kotak dialog untuk mengatur segala hal yang berhubungan dengan huruf atau font yang akan digunakan.

10. Cara Memasukkan ke Internet

Setelah selesai website yang kita buat, maka siap dimasukkan ke internet, untuk itu kita perlu memiliki alamat web dan tempat untuk meng-Upload file website kita. Untuk penyedia webhosting gratisan kita bisa menggunakan www.geocities.com.

9.

Tema : Peranan Teknologi Informasi dalam Dunia Kesekretarisan

Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global.

Pekerjaan Sekretaris

• Pekerjaan sekretaris itu menuntut untuk mengikuti perkembangan zaman karena sekretaris adalah unsur terpenting dalam perusahaan.

• Sekretaris juga harus memiliki keahlian dasar seperti mengetik surat, menerima telpon, melaksanakan administrasi sederhana, dan lain sebagainya wajib dimiliki oleh sekretaris.

Pentingnya Teknologi Informasi bagi Sekretaris

• Mempermudah menyelesaikan pekerjaan sekretaris.

• Lebih efektif. Sekretaris dan karyawan lainnya bisa memanfaatkan waktu dan mempercepat dalam menyelesaikan pekerjaan.

• Memperluas hubungan kerja sama. Dengan penggunaan teknologi informasi, sekretaris dapat menjalin hubungan kerja sama yang luas melalui internet.

• Memenangkan persaingan bisnis. Penggunaan teknologi informasi memudahkan perusahaan berinteraksi dengan pelanggan dan relasi dan dengan menggunakan informasi teknologi perusahaan lebih maju.

• Unggul di dalam pekerjaan. Sekretaris dapat sukses dalam pekerjaannya, cepat memperoleh informasi dengan mengikuti perkembangan zaman.

Kendala dalam pekerjaan jika tidak menggunakan Teknologi Informasi

• Menghabiskan waktu (tidak efektif)

• Ketinggalan zaman

• Kalah bersaing dengan perusahaan lain

Peranan Teknologi Informasi dalam Pekerjaan Sekretaris

• Arsip elektronik

- Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur

komunikasi

- Pencarian dokumen mudah dilakukan

- Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal

• Pengolahan data

Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat,

penjadwalan dll.

• Surat elektronik

Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan

maupun gambar dengan beberapa cara penyampaian :

1. Melalui jalur komunikasi umum ( telepon,komputer).

2. Dengan Faksimili.

• Konferensi Jarak Jauh

Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan

data, suara dan gambar.

• Penggunaan internet

Adanya Internet membuka peluang baru untuk melakukan pekerjaan dari jarak jauh.

Sekretaris Sebagai Wanita Karier

1. Pendahuluan

Wanita selalu identik dengan keindahan, kelembutan dan mungkin kelemahan. Sifat-sifat tersebut terlihat dari bentuk fisik, gerak dan suaranya. Maka, tak jarang identitas gen tersebut sering dijadikan amunisi utama distinguis laki-laki dan perempuan. Dalam sebuah buku, seorang penulis Inggris menyebutkan, ciri-ciri wanita karier menurutnya adalah mereka tidak suka berumah tangga, enggan berfungsi sebagai ibu, tingkat emosinya berbeda dengan wanita-wanita non karier, dan biasanya kebanyakan mereka menjadi wanita melankolis. Sebuah lembaga pengkajian strategis di Amerika telah mengadakan polling seputar pendapat para wanita karir tentang karir seorang wanita. Dari hasil polling tersebut di dapat kesimpulan, sesungguhnya wanita saat ini sangat keletihan dan 65 % dari mereka mengutamakan untuk kembali ke rumah mereka, masalahnya tidak sampai disitu, wanita bagaimanapun juga berbeda dengan laki-laki, dalam perjalanan kariernya wanita umumnya lebih sering mengalami apa yang disebut sebagai efek “langit-langit kaca” (glass ceiling). Langit-langit kaca adalah sebuah artificial barrier yang menghambat wanita mencapai posisi puncak di institusi tempat dia bekerja.
Seiring dengan perkembangan zaman, wanita tidak saja menyerukan pentingnya mendapatkan pendidikan, tapi juga meneriakkan persamaan derajat, kebebasan dan peningkatan karier di segala bidang. Munculah gerakan besar-besaran untuk mendapatkan kesempatan agar bisa tampil di ruang publik, bekerja dan melakukan aktivitas apa saja layaknya kaum Adam. Mereka beralasan wanita yang tinggal di rumah adalah wanita yang terstagnasi dan terpasung eksistensi dirinya, wanita seperti ini sama sekali tidak menunjang usaha produktivitas. Menurut golongan ini, wanita secara intelektual sama dengan laki-laki, mereka berasumsi jika wanita yang telah beralih profesi sebagai ibu rumah tangga dianggap wanita eklusif yang bakal kehilangan partisipasinya dalam masyarakat karena bagi mereka apa yang dikerjakan laki-laki dapat pula dikerjakan oleh perempuan.

2. Pengertian Wanita Karier

Wanita karier adalah wanita yang mampu mengelola hidupnya secara menyenangkan atau memuaskan, baik di dalam kehidupan profesional (pekerjaan di kantor) maupun di dalam membina rumah tangganya. Sekretaris lebih cenderung low profile, dalam artian tidak menyombongkan kesuksesan yang mereka dapatkan di rumah maupun di dalam pekerjaan. Kesuksesan wanita karier tidak secara otomatis mewakili mereka yang kaya atau tidak kaya. Beberapa hasil penelitian terhadap wanita karier menunjukkan beberapa diantaranya ada yang kaya, tetapi ada pula yang secara relatif tidak kaya.

3. Latar Belakang Memilih Menjadi Wanita Karier

Latar belakang memilih menjadi wanita karier adalah sebagai berikut :
Pendidikan
Pendidikan ini dapat diperoleh di Akademi yang menunjang karier sekretaris.
Ekonomi
Kebutuhan manusia yang tidak terbatas dan ketidakpuasan dengan apa yang dimiliki menjadikan sekretaris memilih menjadi wanita karier.
Kegagalan-kegagalan
Kegagalan dalam rumah tangga, frustasi dan stres dalam bekerja, hubungan pribadi yang tidak harmonis mendorong sekretaris untuk mengubah kegagalan menjadi kesuksesan dengan cara berkarier.

4. Perangkat-Perangkat Pengembangan Diri

Sekretaris sebagai wanita karier harus memegang teguh komitmennya terhadap pekerjaan dengan dilatarbelakangi oleh pendidikan, kemampuan dan pengalamannya. Seorang sekretaris harus membuka wawasan pengetahuannya seluas-luasnya, memiliki kinerja prima, memahami aplikasi teknologi informasi, memiliki jiwa kepemimpinan, dan bersedia untuk berperan serta memikul tanggung jawab yang relatif besar, menyadari bahwa peran sekretaris memberikan dampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan, memiliki keberanian untuk menyampaikan inisiatif dan kreatif dalam melaksanakan tugas, mampu menjaga bentuk hubungan dengan pimpinan maupun bawahan secara profesional, memiliki penampilan profesional.
Semua persyaratan tersebut di atas dapat dicapai dengan mengembangkan semangat kerja yang didasari sikap mental dalam melakukan pekerjaan. Pengembangan semangat kerja yang demikian akan menimbulkan kemauan untuk bekerja sama, kesetiaan pada organisasi dan pimpinan, kedisiplinan, dan kepatuhan kepada peraturan dan perintah, minat serta stamina kerja yang kuat, inisiatif, dan rasa bangga pada profesi.
Di samping itu, sekretaris pun harus mampu berperan aktif di tengah-tengah persaingan global, yaitu dengan komitmen dan motivasi untuk meraih prestasi. Hal ini merupakan masalah penting untuk kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan bagi sekretaris akan menimbulkan minat kerja, kesempatan untuk berkembang, mengenali pekerjaan orang lain, menata waktu dan energi.
Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu sekali menyadari powers of inner self dalam rangka menumbuhkembangkan keinginan untuk mengubah self-image yang negatif dan keinginan untuk menggali serta memiliki konsep diri yang positif. Tingkat keberhasilan yang tinggi berawal dari kemauan diri untuk menyadari kelemahan dan kemauan melakukan perubahan.
Nilai-nilai keberhasilan lewat pengembangan diri pada pekerjaan dapat diraih melalui target-target membuat keputusan berdasarkan hasil pemikiran sendiri, bertindak berdasarkan keputusan yang dibuat sendiri, mengembangkan pikiran untuk berpikir dengan jelas, bersedia menanggung resiko dari hasil tindakan diri sendiri.
Lebih jauh lagi, seorang sekretaris profesional memiliki kemampuan prima untuk mengembangkan perilaku asertif dalam komunikasi, yaitu dengan menerapkan dan mengembangkan komponen-komponen yang bermanfaat untuk mengurangi komplain, mengetahui diri sendiri dan orang lain, dapat mengetahui komunikasi, mampu mengatasi permasalahan, mampu memotivasi diri sendiri secara optimal.
Komponen asertif terdiri atas komponen verbal yaitu menyangkut tata cara menggunakan kata sensitif, komponen kognitif yaitu tentang keberadaan diri di dalam pekerjaan, komponen emosional yaitu mengenai tingkat perasaan dan volume suara, serta komponen nonverbal (kontak mata, ekspresi wajah, gestures, bahasa tubuh, rate of speech, penggunaan waktu). Pengembangan komponen-komponen asertif ini akan memberi manfaat besar bagi semangat kerja.

5. Kompetensi Interpersonal

Kompetensi interpersonal adalah kemampuan yang harus dimiliki dan dikembangkan oleh seorang sekretaris. Misalnya: kemampuan berbahasa asing, kemampuan berorganisasi, menggunakan teknologi, public relations, dan sebagainya. Kemampuan-kemampuan di atas harus terus dilatih saat masih kuliah maupun ketika sudah bekerja.

6. Kesimpulan
Sekretaris dikatakan sukses dalam berkarier, jika ia mampu mengelola hidupnya secara seimbang, baik dalam kehidupan keluarga maupun pekerjaan kantor. Sekretaris juga harus memegang teguh komitmen pekerjaan, mampu mengembangkan diri dan menghadapi persaingan global, serta mengikuti perkembangan IPTEK.

Culture Shock

Culture shock secara umum didefinisikan sebagai suatu pengalaman emosional yang dialami seseorang saat tinggal di negara yang berbeda. Namun culture shock sebetulnya terjadi juga dalam konteks yang lebih luas. Setiap kali kita masuk ke dalam lingkungan, situasi, atau hubungan antarmanusia yang baru, culture shock tidak bisa dielakkan. Tentu bentuk, intensitas, dan lamanya tidak akan sama untuk setiap orang.

Culture shock bisa diatasi dengan terlebih dulu mengidentifikasi bahwa kita mengalaminya dan dengan memahami apa yang terjadi. Tanpa pemahaman yang benar mengenai culture shock, kita dapat membuat keputusan-keputusan yang salah.
Hal pertama yang perlu dipahami yang berkaitan dengan culture shock adalah bahwa ada tahapan-tahapan yang harus kita lalui dalam proses penyesuaian dengan budaya, tempat, atau orang baru.

Tahap-tahap culture shock :

1. Tahap bulan madu
Dalam tahap ini kita merasa "excited". Segala sesuatu terlihat menarik. Masa depan terlihat menjanjikan. Perbedaan-perbedaan belum terlihat jelas.

2. Tahap culture shock
Masalah mulai terasa. Mengalami hal-hal tidak terduga. Perbedaan-perbedaan, besar ataupun kecil, menjadi hal yang sulit untuk dihadapi. Perlu usaha lebih untuk memahami dan berjalan dengan perbedaan-perbedaan itu. Misunderstanding banyak terjadi. Merindukan hal-hal yang familiar, "yang lama", dan mengeluh tentang "yang baru" ("Orang(-orang) ini tampaknya tidak tahu atau tidak peduli dengan apa yang saya alami. Dia (mereka) hanya mementingkan diri sendiri, tidak sensitif. Saya tidak suka dia (mereka)."), lalu menarik diri.
Efek dari culture shock bagi setiap orang beragam, mulai dari ketidaknyamanan ringan, homesickness, ketidakbahagiaan, bahkan yang ekstrim adalah kepanikan psikis. Sering kali "penderita" tidak mengerti apa yang sedang dialaminya, hanya tahu bahwa ada yang salah dan dia merasa menderita.

Setiap orang tumbuh dengan pengenalan bahasa, gestures, ekspresi wajah, atau kebiasaan-kebiasaan tertentu yang menjadi bagian budayanya dan keyakinannya. Kenyamanan kita bergantung pada hal-hal tersebut. Saat seseorang memasuki sebuah budaya yang berbeda, semua atau sebagian besar dari hal-hal yang familiar itu hilang. Dia menjadi seperti 'a fish out of water'. Orang yang paling open-minded sekali pun akan merasa kenyamanannya terganggu.

3. Tahap pemulihan
Saat kita berhasil melewati tahap culture shock, kita akan mulai lebih terampil berkomunikasi dengan 'bahasa yang baru' dalam konteks yang baru. Dalam tahap ini kita mulai bisa memahami dan menerima perbedaan-perbedaan, dan dapat beradaptasi dengan kebiasaan-kebiasaan baru. Misunderstanding masih bisa terjadi, tetapi lebih mudah diatasi.

4. Tahap stabilitas
Pada akhirnya masing-masing pihak dapat menerima keberadaan pihak yang lain, bahkan menikmati. Perbedaan-perbedaan tidak lagi membuat kita terganggu, bahkan kita dapat melihatnya dengan sense of humor. Beberapa kebiasaan baru bahkan diadopsi.

Mengatasi culture shock:
- Jika terjadi pada diri kita, jangan merasa aneh atau abnormal. Justru abnormal jika tidak mengalaminya.
- Jangan hanya duduk dan bersikap negatif, karena itu hanya akan memperpanjang dan memperdalam 'kesedihan'.
- Coba untuk tidak bersikap judgmental. Setiap orang punya kecenderungan untuk berpikir bahwa budaya atau kebiasaannya lebih baik dari yang lain.
- Usahakan untuk melihat sisi terbaik, bukan terburuk, dari situasi yang sedang dihadapi.

Kesimpulan

Ingat bahwa culture shock mengajar kita untuk lebih memahami diri sendiri dan orang lain.

Fungsi dan Tanggung Jawab Sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai fungsi singkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri.

Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan fungsi Strategis, fungsi teknis dan fungsi pendukung. Fungsi strategis yaitu fungsi yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik.

Dengan demikian, semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.Fungsi pendukung yaitu fungsi yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing). Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berfungsi lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan.

Tantangan Sekretaris di Era Global

Sekretaris adalah orang – orang yang sangat dekat dengan para pengambil keputusan. Tuntutan usaha yang berkembang pesat dengan kemajuan teknologi, mendesak agar para sekretaris memiliki kompetensi, pemahaman dan kemampuan serta pengertian akan pergeseran peran dalam manajemen.

Keberadaan dan kontribusi sekretaris meluas dan tidak hanya berorientasi pada kepentingan atasannya saja tetapi juga pada penyelarasan sistem dan metode kerja dengan rekan – rekan sekerja, serta pemantapan iklim lingkungan kantor dan efektivitas organisasi.

Manfaat mengikuti pelatihan ini antara lain :

Mengolah waktu dengan efisien dan efektif dalam menghadapi ledakan – ledakan informasi.

Meningkatkan kemampuan diri untuk berperan positif.

Menjaga penampilan, penyampaian, dan pengetahuan selalu prima.

Memahami pergeseran fungsi, peran, dan tanggung jawab.

Menyiasati tuntutan kompetensi diri dan menjaga kinerja selalu profesianal.